GBA Privacyreglement gemeente Aa en Hunze

Burgemeester en wethouders van de gemeente Aa en Hunze

gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

besluiten:

Het Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Aa en Hunze vast te stellen en dit op 10 september in werking te laten treden.

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begripsbepalingen

Dit reglement verstaat onder:

• • de wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);
• • de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;
• • verordening: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 3 september 2008;
• • basisadministratie: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet;
• • aangehaakte gegevens: in de bevolkingsadministratie opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de wet;
• • bevolkingsadministratie: de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens over de bevolking bestaande uit de basisadministratie en de aangehaakte gegevens;
• • verantwoordelijke: degene die zeggenschap heeft over de bevolkingsadministratie zijnde burgemeester en wethouders;
• • beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie;
• • ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de basisadministratie van de gemeente is opgenomen;
• • ingezetene: de ingeschrevene op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van zijn vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen;
• • betrokkene: een ingezetene of een ingeschrevene;
• • afnemer: afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet;
• • binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente;
• • derde: elke andere persoon of instelling dan een afnemer en de ingeschrevene;
• • protocol: het vastleggen van gegevensverstrekkingen uit de bevolkingsadministratie aan een afnemer of derde;
• • telefoonboekgegevens: de gegevens als bedoeld in artikel 100 lid 2 van de wet.

Artikel 2 Beheer van de bevolkingsadministratie

Beheerder van de bevolkingsadministratie is het afdelingshoofd Publiekszaken.

Artikel 3 Toepasselijke regelgeving

1. De bevolkingsadministratie wordt zoveel mogelijk als een geheel, onder toepassing van de wet, behandeld.

2. Ten aanzien van de onderwerpen waarover de wet en de Wet bescherming persoonsgegevens niet-gelijkluidende bepalingen hebben, wordt met betrekking tot de aangehaakte gegevens de Wet bescherming persoonsgegevens toegepast.

HOOFDSTUK 2 DOEL EN INHOUD VAN DE BEVOLKINGSADMINISTRATIE

Artikel 4 Doelstellingen met betrekking tot de bevolkingsadministratie

• 1. De bevolkingsadministratie heeft tot doel:
  • a. gegevens te verwerken ten behoeve van het verlenen van diensten aan burgers en het uitvoeren van bij of krachtens wet opgelegde taken;
  • b. gegevens te verwerken ter uitvoering van de door het gemeentebestuur opgedragen taken;
  • c. informatie te leveren aan afnemers en derden, slechts voorzover dezen daar recht op hebben.
• 2. De aangehaakte gegevens worden alleen gebruikt indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van gemeentelijke taken.

Artikel 5 Categorieën van personen

In de bevolkingsadministratie komen alleen gegevens voor van ingeschrevenen en ingezetenen van de gemeente Aa en Hunze.

Artikel 6 Soorten van gegevens en de wijze van verkrijging

• 1. Naast de gegevens die op grond van de wet in de bevolkingsadministratie worden verkregen en op de in de wet vermelde wijze worden verkregen, kunnen worden opgenomen de aangehaakte gegevens zoals vermeld in bijlage 1.
• 2. Aangehaakte gegevens kunnen, voorzover zij niet zijn verkregen onder de regelgeving die van toepassing was tot 1 oktober 1994, worden verkregen door opgave van een ingeschrevene of van afnemers of derden in het kader van wettelijke bepalingen.

Artikel 7 Verwijdering van opgenomen gegevens

Verwijdering van gegevens uit de bevolkingsadministratie vindt plaats:

• a. op grond van bepalingen bij of krachtens de wet;
• b. op grond van een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke, indien de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel van de bevolkingsadministratie .

HOOFDSTUK 3 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE VERSTREKKING VAN GEGEVENS

Artikel 8 Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie

• 1. Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie hebben:
  • a. de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van de afdeling Publiekszaken;
  • b. de aangewezen medewerkers van binnengemeentelijke afnemers.
• 2. De in bijlage 2 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.
• 3. Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.

Artikel 9 Systematische verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers

Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet op systematische wijze de gegevens worden verstrekt die zij nodig hebben voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. Zie hiervoor bijlage 3.

Artikel 10 Systematische verstrekking aan buitengemeentelijke afnemers

Aan buitengemeentelijke afnemers kunnen systematisch gegevens worden verstrekt op basis van een afzonderlijk besluit van de verantwoordelijke, mits deze gegevens niet al langs systematische weg zijn te verkrijgen krachtens een besluit van de Minister.

Artikel 11 Andere verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers

Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op schriftelijk, mondeling, of telefonisch verzoek slechts gegevens worden verstrekt indien buiten twijfel, ter beoordeling van de verantwoordelijke, is dat het verzoek afkomstig is van een gemeentelijke afnemer en deze de gegevens nodig heeft ter vervulling van zijn taken.

Artikel 12 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking

Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.

Artikel 13 Verbanden met andere gemeentelijke bestanden

Aan binnengemeentelijke afnemer kunnen gegevens uit de bevolkingsadministratie worden verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens uit beide bestanden. Zie hiervoor Bijlage 4.

Artikel 14 De verstrekking van authentieke gegevens

Verstrekking van de door de wet genoemde authentieke gegevens uit het GBA-bestand vindt plaats aan alle gemeentelijke afnemers (alle afdelingen), die deze gegevens bij de vervulling van hun taak behoeven en ingevolge artikel 3b van de wet verplicht zijn deze gegevens te gebruiken.

Artikel 15 Gegevensverstrekking aan vrije derden

• 1. Aan de rechtspersonen als bedoeld in artikel 100 van de wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens, desgewenst systematisch of in de vorm van selecties, worden verstrekt, voorzover deze nodig zijn in het belang waarvoor de gegevens gevraagd worden. Zie hiervoor bijlage 5.
• 2. Aan natuurlijke personen als bedoeld in artikel 100 van de wet onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens worden verstrekt, voorzover deze nodig zijn in het belang van de aanvrager.
• 3. Aan vrije derden kunnen gegevens worden verstrekt als bedoeld in artikel 109 lid 1 van de wet onder de daar genoemde omstandigheden en voorwaarden.

Artikel 16 Voorwaarden voor verstrekking

• 1. Teneinde voor een verstrekking in aanmerking te komen:
  • a. dient uit een schriftelijk verzoek om verstrekking duidelijk te blijken voor welk doel en op welke grond de informatie gevraagd wordt;
  • b. dient aangegeven te worden welke persoon of personen het verzoek behelst;
  • c. dienen door de verantwoordelijke aan te geven bewijsstukken te worden overgelegd.
• 2. Voor alle verstrekkingen geldt dat zij niet mogen worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor zij zijn gedaan.

Artikel 17 Terugmeldverplichting

Binnengemeentelijke afnemers doen de beheerder op diens verzoek onverwijld mededeling van door hen geconstateerde afwijkingen tussen gegevens die zij uit de bevolkingsadministratie hebben gekregen en gegevens waarvan zij op andere wijze kennis hebben gekregen.

Artikel 18 Protocollering

De beheerder houdt gegevens bij betreffende de gegevensverstrekkingen als bedoeld in de artikelen 6 en 110 van de wet.

HOOFDSTUK 4 OVERIGE BEPALINGEN

Artikel 19 Beveiliging

• 1. De verantwoordelijke treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging.
• 2. De verantwoordelijke beschrijft de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot systeembeheer, applicatiebeheer, gegevensbeheer, informatiebeheer en privacybeheer.

Artikel 20 Slotbepaling

• 1. Dit reglement wordt aangehaald als “GBA privacyreglement gemeente Aa en Hunze”.
• 2. Het reglement ligt ter inzage in het gemeentehuis.

BIJLAGE 1

Aangehaakte gegevens zijn:

• • Binnengemeentelijke afnemersaantekeningen
• • Adreshistorie
• • Voogdijgegevens
• • Onderzoeksgegevens
• • Gegevens betreffende systeembeheer en autorisaties
• • Burgerlijke staat
• • Stemdistricten
• • PL’en van vertrokken personen (m.u.v. de verwijsgegevens)
• • Interne aantekeningen (zoals erkenning ongeboren vrucht enz.)
• • Gegevens omtrent erfgenamen op persoonslijsten van overleden personen.

BIJLAGE 2

Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheid

De volgende dienstonderdelen van de gemeente Aa en Hunze hebben toegang tot de basisadministratie:

Organisatie onderdeel		Wettelijk kader				Gegevensset
Publiekszaken zelf		Wet GBA, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet en regelgeving rijbewijzen. Wet op de Lijkbezorging.				Alle gegevens op PL en verwijsgegevens
Afdeling Middelen & Ondersteuning		Art 216 Gemeentewet, Invorderingswet, Gemeentelijke WOZ verordening				Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.
Afdeling Vrom		Wet milieubeheer, Wet verontreiniging Oppervlaktewater, Woningwet en het BW				Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.
Afdeling Maatschappelijke Zaken		Artikel 19 van de Leerplichtwet en artikel 3 van de Leerplichtregeling 1995. WWB, Bureau Opvang Nieuwkomers Art 2 Wet voorzieningen gehandicapten, Verordening voorziening gehandicapten gemeente en Wet Maatscahappelijke ondersteuning				Persoonsgegevens, oudergegevens. huwelijksgegevens, kindgegevens, overlijdensgegevens, verblijfplaatsgegevens, reisdocumentgegevens en verblijfstitelgegevens en verwijsgegevens.

De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage.

BIJLAGE 3

Lijst van binnengemeentelijke afnemers waar systematisch gegevens aan worden verstrekt uit de GBA

Wie	Waarvoor	Gegevensset
Afdeling Maatschappelijke Zaken	Uitvoering WMO en gehandicaptenvoorzieningen. Uitvoering Leerplichtwet. Uitvoering Wet Inburgering Nieuwkomers.	Mutatiegegevens: vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, verblijfstitels, emigraties en overlijden.

BIJLAGE 4

Lijst van binnengemeentelijke applicaties waaraan gegevens uit de bevolkingsadministratie kunnen worden verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens uit beide bestanden.

Wie	Waarvoor	Gegevensset
BRS	Diverse gemeentelijke taken.	persoonsgegevens, burgerlijke staat gegevens, nationaliteitsgegevens, huwelijksgegevens, overlijdensgegevens, adresgegevens , verblijfstitelgegevens en verwijsgegevens.

BIJLAGE 5

Overzicht van de vrije derden, waaraan gegevens kunnen worden verstrekt uit de GBA

Wie	Waarvoor	Welke categorie	Welke gegevens	Geheimhouding	Leges	Basis
Bibliotheek (geen onderdeel van de gemeente)	Voor de bijhouding van de ledenadministratie	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Buitenlandse EU-overheden	Ter uitvoering van de opgedragen taken.	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Buitenlandse niet EU-overheden (met passend beschermingsniveau met betrekking tot persoonsgegevens) www.cbpweb.nl	Ter uitvoering van de opgedragen taken.	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA Art. 76 WBP
Buitenlandse vertegenwoordigingen hier te lande	Ter uitvoering van de opgedragen taken.	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Bureau voor Rechtshulp	Ter uitvoering van de opgedragen taken.	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Crematoria, begraafplaatsen (niet-gemeentelijke)	Voor de bijhouding van registraties verband houdende met het begraven en cremeren.	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Culturele organisaties	Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Fondsverwervende organisaties	Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Instellingen/organisaties ten behoeve van: -Maatschappelijke dienstverlening -Algemene/geestelijke gezondheidszorg -Kinderopvang -Jeugdwelzijnswerk -Ouderenzorg -Gehandicaptenzorg -Werkvoorziening	Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Kerken (niet zijnde de SILA)	Voor het bijhouden van de ledenadministratie	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Kredietbank (privaatrechtelijk, bijvoorbeeld een stichting)	Voor de aan deze organisatie opgedragen taken.	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Migrantenorganisaties	Voor het bijhouden van de ledenadministratie	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Natuurlijke personen	Vooraf schriftelijke toestemming betrokkene (persoon/gezaghouder)	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Ouderenorganisaties	Voor het bijhouden van de ledenadministratie	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Patiëntenverenigingen	Voor het bijhouden van de ledenadministratie	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Pensioenfondsen (tenzij art. 34 Pensioen- en Spaarfondsenwet van toepassing is)	Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Plaatselijke afdelingen van politieke partijen	Voor het bijhouden van de ledenadministratie	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Reclassering/verslaafden-zorg	Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Sportorganisaties en -verenigingen	Voor het bijhouden van de ledenadministratie	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Stichting Bureau Nieuwkomers	Voor de aan deze organisatie opgedragen taken.	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Thuiszorgorganisaties	Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Vakorganisaties	Voor het bijhouden van de ledenadministratie	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Verenigingen en stichtingen met maatschappelijk of filantropisch doel	Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Vrouwenorganisaties	Voor het bijhouden van de ledenadministratie	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Woningbouwverenigin-gen/woningcorporaties	Ten behoeve van de bijhouding van de huurdersadministratie en de woningtoewijzing	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Ziekenhuizen	Voor het uitoefenen van patiëntenzorg, het verlenen van medische zorg en het innen van rekeningen ivm die zorg	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA

Toelichting op het GBA privacyreglement van de gemeente Aa en Hunze.

De Wet GBA bepaalt dat de verstrekking van persoonsgegevens aan organen van de gemeente en verstrekkingen aan afnemers of derden buiten het GBA stelsel om in een eigen gemeentelijke regeling moeten worden uitgewerkt.

Bovendien heeft de gemeente een aantal persoonsgegevens aan de GBA “aangehaakt” voor gebruik binnen de gemeente.

Er is op 3 september een nieuwe verordening vastgesteld waarin de gemeenteraad het college van burgemeester en wethouders aanwijst om in een apart reglement deze zaken te regelen.

Door dit reglement op 10 september 2008 in werking te laten treden voldoet de gemeente aan alle gestelde eisen op dit punt.

Hulpmiddelen

• Wetstechnische informatie van GBA Privacyreglement gemeente Aa en Hunze
• Printvriendelijke versie van GBA Privacyreglement gemeente Aa en Hunze
• Opslaan als PDF van GBA Privacyreglement gemeente Aa en Hunze (grootte: 666 kB)

Over deze regeling

In het privacyreglement zijn door B&W nadere regels vermeld voor de verstrekkingen vanuit de GBA. In het reglement worden onder andere de verstrekkingen geregeld aan:

De gegevens die worden verstrekt aan en door het binnengemeentelijke Basisregistratiesysteem;

De directe raadplegfunctie op de basisadministratie GBA;

De systematische verstrekkingen van informatie uit de basisadministratie GBA.

Ook is de terugmeldverplichting geregeld, binnengemeentelijke afnemers moeten melding maken van door hun geconstateerde afwijkingen tussen de GBA en gegevens waarvan zij op andere wijze kennis hebben gekregen.

Sla de inhoudsopgave over en ga naar de voetregel »